某電動車集團(tuán)是我國電動車行業(yè)頭部企業(yè)之一，銷售網(wǎng)絡(luò)遍布全球100個(gè)國家，連續(xù)5年行業(yè)全球銷量第一 。

【資料圖】

該集團(tuán)自成立以來，專注于產(chǎn)品的自主研發(fā)和創(chuàng)新，歷經(jīng)多年發(fā)展，已成為電動兩輪車及零部件研發(fā)、生產(chǎn)及銷售于一體的高端電動兩輪車“智”造企業(yè)。

1、業(yè)務(wù)增長帶動需求升級，集團(tuán)文件管理系統(tǒng)急需迭代

近年來，隨著銷售渠道和市場覆蓋范圍的進(jìn)一步拓展，該電動車集團(tuán)的市場規(guī)模大幅增長。與此同時(shí)，其所積累的包括產(chǎn)品研發(fā)文件、員工培訓(xùn)文件等核心知識資產(chǎn)數(shù)量日益增多。

雖然，該電動車集團(tuán)在早期就搭建了企業(yè)文件管理信息系統(tǒng)，但面對當(dāng)前海量的文件存儲和處理需求時(shí)，集團(tuán)原有文件管理系統(tǒng)缺乏信息共享能力、存儲能力有限、安全防護(hù)機(jī)制不完善等缺陷逐漸顯露，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)核心知識資產(chǎn)保障受到了較大威脅。具體表現(xiàn)為：

1.1文件數(shù)量大幅上升背景下，傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)能力受限

在傳統(tǒng)文件管理體系下，分散在員工電腦上的大量文件資料，雖可以通過NAS硬盤進(jìn)行統(tǒng)一存儲。

但這一模式下，一方面，企業(yè)文件存儲成本高，并且一旦遇到NAS硬盤損壞、病毒入侵、服務(wù)器癱瘓等情況，極易造成資料丟失；

另一方面，企業(yè)還經(jīng)常需要專門安排員工定期將NAS硬盤中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一收集整理再上傳至企業(yè)知識庫，導(dǎo)致文件管理成本居高不下。

1.2安全防護(hù)機(jī)制不完善，企業(yè)核心文件泄露風(fēng)險(xiǎn)高

作為行業(yè)頭部企業(yè)，該電動車集團(tuán)文件資料，如新型產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等文件常具有較高涉密性。

但在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動車集團(tuán)在文件安全管控方面存在諸多漏洞，導(dǎo)致集團(tuán)核心利益易受損害，具體問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

第一， 企業(yè)文件分散存儲在員工電腦中，文件流轉(zhuǎn)無法進(jìn)行統(tǒng)一管控，核心信息泄露風(fēng)險(xiǎn)較高；

第二， 圖紙文件無法預(yù)覽，在需要對客展示時(shí)，常需要下載導(dǎo)出文件，使得文件泄露風(fēng)險(xiǎn)加?。?/p>

第三，員工離職時(shí)，由于傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)不具備文件統(tǒng)一回收能力，導(dǎo)致如果圖紙交接出現(xiàn)遺漏、交接不齊等情況，則存在文件丟失和機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3缺乏跨部門協(xié)同能力，員工辦公體驗(yàn)差

經(jīng)過多年大力發(fā)展，該電動車集團(tuán)內(nèi)部成立數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門，包括產(chǎn)研、銷售、市場等。

然而，各部門間普遍缺乏完善的協(xié)同辦公機(jī)制，尤其是在文件流轉(zhuǎn)方面，由于跨部門協(xié)同性較弱，導(dǎo)致信息同步能力差強(qiáng)人意，員工辦公體驗(yàn)也始終無法有效提升。

例如，該電動車研究院需要和各部門確認(rèn)3C認(rèn)證參數(shù)表格，則需要各個(gè)部門挨個(gè)溝通填寫，溝通成本高、效率低。

1.4信息收集和下發(fā)難度大，企業(yè)多級管理能力亟待優(yōu)化

該電動車集團(tuán)內(nèi)部除了數(shù)十個(gè)業(yè)務(wù)部門外，還下設(shè)了諸多子公司。因此，企業(yè)經(jīng)常需要向各部門下發(fā)政策、培訓(xùn)資料等文件材料。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，如果同一時(shí)間需要下發(fā)的文件數(shù)量多、體積大，則很難通過企業(yè)微信等渠道發(fā)送，并且聊天記錄中的文件流轉(zhuǎn)不可控，也存在較大安全隱患。

不僅如此，信息收集也是該電動車集團(tuán)常需要進(jìn)行的工作，例如，采購部門通常通過企業(yè)微信向各部門收集整理采購需求、部門月度&年度需要定期收集業(yè)務(wù)復(fù)盤報(bào)告及數(shù)據(jù)等。

然而，在傳統(tǒng)文件管理體系下，該電動車集團(tuán)信息收集效率低下，重復(fù)工作量大，周期漫長，并且容易出錯(cuò)。

2、短板全面補(bǔ)足，360億方云助力文件管理體系整體優(yōu)化

基于上述在文件存儲、安全防護(hù)、協(xié)同協(xié)作以及信息收集、下發(fā)等方面的缺陷和不足，該電動車集團(tuán)決定搭建新一代企業(yè)文件管理體系，通過將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段融入企業(yè)文件管理流程中，從而實(shí)現(xiàn)員工辦公效率和體驗(yàn)的雙重提升。

在產(chǎn)品選型階段，考慮到文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍及重要性，該電動車集團(tuán)著重對廠商技術(shù)研發(fā)能力、功能完善程度、客戶服務(wù)能力、大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)等多方位因素進(jìn)行了綜合考量。最終，經(jīng)過多方調(diào)研、產(chǎn)品POC測試，360億方云憑借全面領(lǐng)先的技術(shù)能力、成熟的產(chǎn)品功能、完善的服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及豐富的大型企業(yè)實(shí)際落地案例等核心優(yōu)勢，成為了該項(xiàng)目的產(chǎn)品供應(yīng)商。

針對該電動車集團(tuán)當(dāng)前在企業(yè)文件管理中所面臨的痛點(diǎn)和困境，在項(xiàng)目前期，依托自身多年大型企業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，360億方云為該電動車集團(tuán)輸出了一套以億方云企業(yè)網(wǎng)盤為核心的企業(yè)知識管理平臺解決方案。并基于該方案所具備的海量存儲、多人協(xié)作、高安全性等核心能力優(yōu)勢對原有缺陷進(jìn)行全面補(bǔ)足。

具體解決方案如下：

2.1海量文件集中存儲管理，助力企業(yè)級知識庫快速搭建

依托360億方云所具備的海量文件實(shí)時(shí)存儲能力，使該電動車集團(tuán)員工可以通過創(chuàng)建共享文件夾隨時(shí)隨地的新建和上傳重要的辦公資料，以較低成本實(shí)現(xiàn)企業(yè)全量文件的統(tǒng)一存儲和管理，進(jìn)而快速構(gòu)建起專屬于該電動車集團(tuán)的企業(yè)級知識庫。

同時(shí)，基于該企業(yè)網(wǎng)盤所具備的精準(zhǔn)檢索與便捷訪問能力，使集團(tuán)員工可快速調(diào)取所需文件內(nèi)容，有效滿足各部門員工在線學(xué)習(xí)的不同需求，促進(jìn)知識復(fù)用性的提升。

此外，360億方云還支持靈活拓展，使該集團(tuán)在后續(xù)有擴(kuò)容需求時(shí)，能夠以低成本快速是實(shí)現(xiàn)線上擴(kuò)容，全面滿足高并發(fā)場景使用需求。

2.2從“點(diǎn)“到”面“的全域安全防護(hù)，保障企業(yè)核心無形資產(chǎn)不受侵害

為有效解決原有文件管理體系所存在的諸多安全漏洞，360億方云為該集團(tuán)提供了文件外發(fā)包、敏感詞檢測等安全能力，通過幫助其構(gòu)建“生產(chǎn)-流轉(zhuǎn)-歸檔”的文件全生命周期管理體系和“云端-本地-外發(fā)”的全方位終端安全防護(hù)體系，大幅降低文件泄露風(fēng)險(xiǎn)。

首先，通過將分散在員工電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一存儲和管控，并結(jié)合360億方云所具備的文件加密等核心能力，從源頭上避免文件泄露風(fēng)險(xiǎn)；

其次，憑借360億方云企業(yè)網(wǎng)盤支持120+種專業(yè)格式文件隨時(shí)預(yù)覽的核心優(yōu)勢，以及預(yù)覽次數(shù)限制、下載權(quán)限管控等完善安全管控機(jī)制，有效切斷了對客展示時(shí)的文件泄露路徑；

最后，360億方云還為該集團(tuán)提供了文件一鍵交接功能，最大程度上減少了由于員工離職時(shí)交接不齊，而導(dǎo)致的機(jī)密外泄情況的發(fā)生。

2.3先進(jìn)的多人協(xié)作功能矩陣，全方位提升員工辦公體驗(yàn)

針對該電動車集團(tuán)缺乏跨部門協(xié)同能力的痛點(diǎn)，360億方云為其提供了包括文件共享、訂閱文件動態(tài)、多人在線編輯等在內(nèi)的完善協(xié)同功能矩陣。

通過360億方云的整體部署應(yīng)用，一方面，基于在線文件共享、訂閱文件動態(tài)通知等核心功能，使得該集團(tuán)各部門間信息可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)同步，為進(jìn)一步提升該電動車集團(tuán)跨部門協(xié)作效率提供了支撐。

另一方面，憑借文件多人協(xié)作編輯、消息回復(fù)等多種核心能力，使該集團(tuán)員工能夠在無需重復(fù)溝通的前提下，即可快速完成表格填寫等跨部門協(xié)同操作，極大提升了跨部門間的協(xié)同協(xié)作效率和員工辦公體驗(yàn)。

2.4完善的多級權(quán)限管理機(jī)制，有效解決信息下發(fā)和收集難點(diǎn)

360億方云具備完善的多級權(quán)限管理機(jī)制，能夠通過文件共享等能力，使該電動車集團(tuán)無需通過企業(yè)微信、郵件等渠道，即可實(shí)現(xiàn)對于下屬分公司的海量文件資料實(shí)時(shí)下發(fā)，在提升文件下發(fā)效率的同時(shí)，更好的規(guī)避了在下發(fā)過程中存在的文件泄露風(fēng)險(xiǎn)；

同時(shí)，360億方云還支持權(quán)限設(shè)置，可針對不同職級的企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)層，設(shè)置不同的文件編輯權(quán)限，例如只能預(yù)覽不能下載等，進(jìn)一步加固了該集團(tuán)的多級管控能力；

不僅如此，在文件收集匯總時(shí)，360億方云能夠支持不同部門、不同子公司員工實(shí)時(shí)將數(shù)據(jù)上傳到指定文件夾，并且不同部門和子公司間的匯總數(shù)據(jù)互不可見，大幅提升了文件匯總收集效率，有效避免了重復(fù)性工作，進(jìn)一步優(yōu)化了員工使用體驗(yàn)。

3、360億方云整體部署應(yīng)用，該電動車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)多種收益和價(jià)值

文件安全保障能力全面提升。通過360億方云的整體部署應(yīng)用，在文件外發(fā)包、敏感詞檢測、多級權(quán)限管理等多種核心功能的加持下，幫助該集團(tuán)構(gòu)筑了圍繞文件管理的全域安全防護(hù)體系，從文件源頭、傳播路徑多個(gè)維度阻斷了文件泄露的可能性，進(jìn)而使得該電動車集團(tuán)的文件安全得到了極大的保障。

海量文件存儲能力整體增強(qiáng)。依托于360億方云企業(yè)網(wǎng)盤解決方案的全面落地，該電動車集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了海量文件的云上統(tǒng)一存儲和管理，用戶本地文件能夠在無干擾的情況下被同步到云端，有效避免了由于終端設(shè)備損壞、丟失造成數(shù)據(jù)的流失，保護(hù)企業(yè)的無形資產(chǎn)。

同時(shí)，基于文件同步和在線共享、編輯等先進(jìn)功能，幫助該集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了高效快捷的文件分發(fā)流轉(zhuǎn)，提升企業(yè)文件協(xié)作的效率。

目前360億方云已在該電動車集團(tuán)天津公司率先部署使用，并取得了較為顯著的使用效果，為該集團(tuán)后續(xù)辦公體系的持續(xù)數(shù)字化升級改造提供了重大的借鑒意義。

未來，雙方的合作還將持續(xù)深化，360億方云的使用場景也將由單一業(yè)務(wù)部門逐步向全集團(tuán)演進(jìn)，幫助該集團(tuán)在文檔內(nèi)容和知識模型的基礎(chǔ)上，完成知識圖譜創(chuàng)建與關(guān)聯(lián)，并形成體系化的知識網(wǎng)絡(luò)，最終達(dá)到人、知識、業(yè)務(wù)的全連接的效果。

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