檢察訴訟檔案管理“碼”上辦

“一碼通”讓操作更簡便、流轉(zhuǎn)更智能、移交更規(guī)范、歸檔更及時

檢察人員正在粘貼RFID碼

將檔案信息化建設(shè)納入檢察信息化發(fā)展總體規(guī)劃,是新時代檢察檔案工作的重要內(nèi)容。其中,檢察訴訟檔案作為檢察檔案的重要部分,記錄著檢察辦案的全貌,如何實現(xiàn)自身的智能化、規(guī)范化一直是檢察機關(guān)不斷探索的課題。

為積極落實最高檢、國家檔案局印發(fā)的《人民檢察院檔案工作規(guī)定》要求,有效應(yīng)對年均約8000冊的歸檔工作,江蘇省昆山市檢察院以檢察技術(shù)賦能檔案管理,全力研發(fā)出“一碼通”檢察機關(guān)內(nèi)卷歸檔系統(tǒng),讓檢察訴訟檔案操作更簡便、流轉(zhuǎn)更智能、移交更規(guī)范、歸檔更及時。該系統(tǒng)既提升了內(nèi)卷檔案的制作速度,又為可視化管理提供了便利,可謂兩全其美。

一卷一碼

標(biāo)簽化的檔案身份

“有了‘一碼通’,受理案件收材料時,不是簡單地把材料往新檔案袋一裝就可以,而是同步在受理材料上貼碼,完成智能立檔、錄入系統(tǒng)?！崩ド绞袡z察院案件管理大廳書記員趙燁介紹道。

據(jù)了解,趙燁所說的智能立檔實際上只需兩步就能完成:

第一步:讀取卡片。先將一枚長50mm、寬50mm的RFID(射頻識別)碼貼在案件材料上,然后掃碼完成“一碼通”系統(tǒng)里“讀取卡片”操作,系統(tǒng)界面即生成一串16位的RFID碼代碼。

第二步:匹配案件。因為該院已將“一碼通”系統(tǒng)與檢察機關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),通過點擊系統(tǒng)“選擇案件”按鈕,就能將受理案件的統(tǒng)一受案號、案件名稱、承辦檢察官等信息導(dǎo)入RFID碼。

完成這樣兩步,檔案所需信息就通過RFID碼快速登記至“一碼通”系統(tǒng)。

信息共享

自動化的數(shù)據(jù)錄入

隨著案件辦理的推進(jìn),檢察訴訟檔案也在逐漸形成,這就需要RFID碼記載更多的案件信息。

實際上,一枚小小的RFID碼不僅能在受理案件時自動關(guān)聯(lián)案件最初信息,隨著訴訟檔案的形成,它還能自動從檢察機關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)抓取檔案所需的案件辦結(jié)日期、案件來源、案由、判決結(jié)果等信息,同步錄入至“一碼通”系統(tǒng)。

“一次錄入、多次利用,‘一碼通’系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享效率高。它在確保每一份訴訟檔案準(zhǔn)確無誤的同時,讓檢察人員從重復(fù)性的錄入工作中解脫出來,集中時間和精力去辦案?！痹撛簷z察事務(wù)副主任周宣宗介紹道。

以前歸檔填錄案件名稱、起訴時間等信息,大多是手工翻閱紙質(zhì)文書或案件清單,這樣不僅效率低,還容易出錯。其實,檢察機關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)本身存有大量歸檔工作所需數(shù)據(jù)。本著兩個系統(tǒng)之間互聯(lián)分享的開發(fā)思路,“一碼通”系統(tǒng)檢察機關(guān)內(nèi)卷歸檔系統(tǒng)便應(yīng)運而生。

快速移交

便捷化的檔案流轉(zhuǎn)

“以前向檔案室移交訴訟檔案,我要手工制作《檔案移交清單》,把統(tǒng)一受案號、案件名稱、承辦檢察官、卷數(shù)一一填好,還要調(diào)格式、反復(fù)校對。有時,遇到需要一次移交上百本訴訟檔案時,我僅制作清單就要大半天時間?，F(xiàn)在‘一碼通’系統(tǒng)能快速生成《檔案移交清單》,太方便了!”昆山市檢察院第一檢察部朱潔慧坦言。

《檔案移交清單》的快捷形成,有賴于“一碼通”系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納嵌入功能。它將手工式的信息核對變成自動化的信息嵌入,大大提高了移交檔案數(shù)據(jù)的正確率。

其實,移交檔案不僅要有清單,還要制作檔案封皮。以前的檔案封皮都是固定厚度。有了“一碼通”系統(tǒng)后,RFID碼可在案件辦結(jié)時智能識別卷宗頁數(shù)。只要裝訂人員執(zhí)行封皮打印操作,系統(tǒng)即從2mm、10mm、18mm三種厚度尺寸中提示選取最佳厚度,大大避免了損耗、浪費。

有了專門的系統(tǒng),訴訟檔案歸檔后的管理工作不再是反復(fù)打開一份又一份的歸檔案件、退回案件等excel表格,而是數(shù)據(jù)全面展現(xiàn)在系統(tǒng)中,成為系統(tǒng)界面里一塊塊清晰可視的操作區(qū)域。以訴訟檔案歸檔為例,該系統(tǒng)界面分為待歸信息、已歸信息和退回信息三個窗口,分別代表即將歸檔的訴訟檔案、已經(jīng)歸檔的訴訟檔案和退回修改的訴訟檔案。同時,每個窗口都能看到接收日期、統(tǒng)一受案號、處于檔案柜的幾排幾格等等,可謂一目了然。

期限預(yù)警

精準(zhǔn)化的預(yù)警設(shè)置

為了培育檢察官“應(yīng)歸盡歸”“有檔案及時歸”的歸檔自覺,“一碼通”還專門設(shè)置了歸檔流程監(jiān)控功能,做到系統(tǒng)自動預(yù)警,發(fā)揮及時督促歸檔的作用。

RFID碼通過自動抓取的案件辦結(jié)時間,可以在“一碼通”系統(tǒng)中推送兩種預(yù)警:第一種是推送黃色預(yù)警,主要針對案件辦結(jié)超過3個月而尚未移交檢察訴訟檔案的案件;第二種是推送紅色預(yù)警,主要針對案件辦結(jié)超過6個月而尚未移交檢察訴訟檔案的案件。

因此,有了“一碼通”系統(tǒng),檢察訴訟檔案的立檔、成檔、歸檔,直接現(xiàn)場“掃碼交接”;案件辦結(jié)日期、立卷單位等信息,直接自動抓取。目前,“一碼通”系統(tǒng)能日均處理300余冊檔案,該院的檔案管理質(zhì)效明顯提升。

未來,昆山市檢察院將以檢察實際需求為導(dǎo)向,以技術(shù)賦能檢察、以數(shù)據(jù)提升效率,聚焦便捷化、可視化、智能化,打破傳統(tǒng)工作模式,著力系統(tǒng)研發(fā)升級,為檢察工作的規(guī)范化、數(shù)字化提供更多的技術(shù)支撐。

(作者單位:江蘇省昆山市人民檢察院)

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